Учет работы по замечаниям в проектах

Получилось, что некоторое время назад я стал начальником отдела проектирования. Не очень хорошим местом у нас всегда был учет ответов на замечания. Как правило, мы получали на руки бумагу с замечаниями, вносили изменения в проект и писали протокол ответов, который уходил ГИПу. Поскольку, проекты в среднем длятся у нас почти по году, а то и более — найти потом концы бывало сложновато. Решил я первым делом взять под контроль весь процесс ответов на замечания. Покопавшись и интернете найти какой-то продукт для учета у меня не очень получилось и я решил всё фиксировать в обычном Excel. Потом ещё подумал и взялся вести этот учет в #Google docs. Ниже несколько скриншотов, к какой форме фиксации я в итоге пришел.







На Google диске создал папку «Работа» и для каждого проекта свой файл гугл таблиц. На главной вкладке «Перечень» вывожу сведения о всех письмах с замечаниями по проекту, которые поступали. В каждой вкладке все замечания по письму, которые касаются нашего отдела. Многочисленные формулы в таблицах (всё же аналог Excel) позволяют в одном общем файле (здесь не показал) для всех проектов выводить статистику, что сделано, сколько осталось, сколько времени потрачено, в общем, если пофантазировать — можно много накрутить. Плюсы, которые возникают: не надо ничего сохранять, всё сохраняется автоматически и можно работать без интернета; естественно доступ из любого места и с любого устройства для меня при наличии интернета (поскольку бываю в командировках — очень полезно); сквозной поиск по всем документам (бывает помню фразу замечания, а откуда не помню — меньше минуты и всё находится. И многие другие плюсы. Во всяком случае теперь наши ответы для меня не теряются.

Я пошел таким путём. Поделитесь, как вы контролируете ответы на замечания и ведёте их учёт?

3 комментария


avatar
>Поделитесь, как вы контролируете ответы на замечания и ведёте их учёт?

А никак, но на последнем проекте пришёл готовый от экспертизы заказчика Эксель-файл с замечаниями, наименованиями комплектов, листов и т.п. Ваш способ дельный.

avatar
Для меня этот способ пригодился в плане сбора статистики, поскольку новый директор стал запрашивать в процентах сколько замечаний отвечено, в какой срок, какой процент замечаний принят и некоторые другие подробности для отчетов, которые в моём учете можно собрать довольно быстро.

avatar
У нас на официальное письмо по замечаниям составлялась таблица в Word-е, в заголовке титул, дата замечаний, от кого (главное подразделение). В таблице писали от кого замечание (специалист, направление, контакты) само замечание, ответ на замечание. Файл сохраняли по дате и от кого пришло, файл этот расположен в папке проект\замечания, там же лежит и скан-копи письма, доступ для изменения давал ГИП и сроки он отслеживал.
Правда мы замечания устраняли в течении 2 недель.
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.